文章來(lai)源：辦公廳(ting) 發(fa)布(bu)時間(jian)：2014-02-21
（一）基本情況
我國南部地區某省N金屬加工有限公司，以設計、生產鐵藝鑄件為主。鑒于近年來國際市場對我國鐵藝工藝品的旺盛需求，其產品行銷海外，成為當地的利稅大戶。隨著企業員工和產值的不斷增加，公司管理層開始將工作重心轉向新產品的設計、研發，除了組建專門的研發團隊外，還注重采購專業設計工具等商業軟件產品。
研發力量的增強，也為企業發展帶來了回報。在嘗到創新收益的甜頭后，公司準備擴大研發規模、提升管理水平，其中不僅包括增加正版軟件的采購投入，還加強了對軟件資產的管理。于是，一次在全公司上下的軟件管理和使用需求普查工作開展起來。普查結果表明，公司雖在采購、領用等環節有初級的審批制度和流程，但由于缺乏全面的管理制度，已出現部分軟件許可證的流失和過量使用情況，且涉及價值不菲。因此，公司領導痛下決心，決定聘請專家，開展軟件資產管理工作，希望通過建立軟件資產管理制度，保障公司研發和管理水平的整體提升，并合理控制用于研發和管理的軟件經費投入。
（二）軟件資產管理工作流程
N金屬加工有限公司雖擁有員工近3000人，但絕大多數都是手藝熟練的技術工人，長年運用手工技法從事鐵藝的掐絲、鍛造、打磨、烤漆等工作，在工作流程中使用計算機的情況不多。經過初步統計，使用計算機的部門僅限于公司行政部門、市場部門和研發部門等，終端機71臺，暫無服務器。此外，已采購的操作系統、安全軟件、設計軟件等共252套。鑒于該公司計算機數量較少、軟件不多的實際，外聘專家設計了符合生產加工型企業特點的軟件資產管理工作流程，并按步驟推進相關工作開展。
1．前期準備
①公司召開軟件清查工作籌備會議，會上任命公司技術部總監王某擔任臨時軟件資產經理，負責此次針對全公司軟件資產的清查工作，清查任務的目的是掌握當前每臺計算機所安裝軟件的實際情況。
②公司待查計算機的數量為71臺（全部為終端機），計算機的硬件明細基本已由技術部登記備案。鑒于公司計算機數量不多，且涉密機器較少的實際，王某建議采用手工統計結合財務對賬的方式執行清查。
③經王某分工，由負責IT事務的技術部派3名職工執行清查。每名操作員負責清查20余臺計算機，手工統計后逐一簽字，保證清查結果的真實性。最終結果呈技術部主管簽字確認。④在實際工作中，由于公司屬于生產加工型企業，車間24小時不間斷運行，出于不耽誤生產的原則，將待查對象分組交替進行清查，保證對所有計算機都覆蓋手工統計。此外，對其他部門的軟件清查，也由王某盡可能地安排在休息日進行。
2．分配任務
在王某帶領下，操作員a、b、c進行分頭清查。其中a負責該公司領導層、辦公室、財務部；b負責銷售部、公關部、技術部；c負責生產車間及其他部門。清查過程中，對未編號的計算機進行了統一的軟件資產管理序號編排，并與固定資產管理銜接，便于日后管理。
3．檢查記錄
①由于公司使用的操作系統均為Windows XP，操作員a、b、c分別打開Windows控制面板的添加/刪除程序，使用鍵盤自帶的截屏按鍵（Print Screen），將圖片復制到“畫筆”中保存，逐一記錄每個軟件的信息（軟件名稱、版本、發行商、占用硬盤空間、最近使用日期等）。
②對所有涉及當前軟件列表的內容進行分頁截圖，比如Windows的“Program Files”系統文件夾：將其顯示設為“列表”狀態，并最大化當前窗口，截圖保存。由于該公司計算機數據密級不高，所得數據記錄與圖像文件由操作員分別通過U盤存儲采集。
4．整合數據
采集工作完成之后，操作員a、b、c將數據進行整合處理，并用統一的電子表格模板整理出清查統計表，涵蓋了硬件設備編號、各軟件名稱、版本號、發行商、占硬盤空間大小、最近使用日期等信息。
5．賬實比對
軟件資產經理王某在財務部、辦公室的配合下進行賬目比對，查驗了公司近年來購買正版軟件的原始訂單、發票，購買合同，裝箱單，許可證等信息，與先前獲得的硬件設備軟件清查結果進行一一核實，發現并記錄下不匹配之處。王某作為技術部總監，還主持了本部門的實物比對，把軟件實際使用與庫存情況進行一一核實，記錄了包括入庫、保管、借出、歸還等信息的差異。
經核實，該公司某安全套裝的登記采購量為80套。清查硬件設備時發現全部71臺計算機均安裝有該軟件，但庫存清查出有過部署登記的只有47套，也就是說，有33套尚處于閑置的未啟封狀態，說明可能存在違規安裝或漏登記等情況。某制圖軟件的登記采購量為5套，采用零售彩包的方式先后購買。清查發現71臺計算機只有2臺裝有該軟件，同時沒發現庫存載體，說明有可能存在軟件資產流失問題。某辦公軟件的登記采購量為80套，清查發現在71臺計算機全部有安裝記錄，且載體全部在庫中，有9套未部署，說明該軟件使用、保管狀態良好。
6．制度化運行
通過以上清查工作，軟件資產經理王某撰寫了本公司《軟件資產核查結果分析報告》，報告描述了公司內管理、使用軟件的現狀，并分析了造成授權許可流失和違規使用的原因。根據該報告，公司總經理辦公會再次肯定了實施軟件資產管理的必要性，并由外聘專家和王某會同公司辦公室、財務部門、IT部門共同起草完成了《N公司軟件資產管理規范》，明確了在公司內采購、領用、歸還、升級、報廢軟件的相關制度。
此外，王某的臨時軟件資產經理一職也被定為正式的管理崗位，并由其編制了《軟件資產管理記錄表》。自《N公司軟件資產管理規范》頒布之日起，王某便通過《軟件資產管理記錄表》全面記錄了公司內軟件資產的購買、使用、保管情況，并定期開展軟件清查工作。
經過一個預算年度的平穩運行，該公司對軟件資產的管理已全面步入正軌。王某不僅主持完成了對《N公司軟件資產管理規范》的修訂工作，使其更符合公司的生產、經營、管理特點，還會同公司辦公室、IT部門共同評估了新一年度的軟件采購清單，優化了擬采購軟件授權許可的類型，為企業減少了近20萬元的不必要投入。
（三）案例分析
N公司實施軟件資產管理工作反映出以下幾個問題。
1．實施軟件資產管理工作有必要嗎
我國經過改革開放以來30多年的發展，正面臨經濟產業結構的轉型，以N公司為代表的一批生產加工型、勞動密集型、技術依賴型企業謀求跨越式發展的核心出路就是向創新型轉變，而軟件資產則是信息時代支撐創新型產業發展的基礎性工具。N公司的實例表明，在開始采購正版軟件后，應當盡快實施軟件資產管理工作。科學合理的軟件資產管理制度，不但能夠保障公司軟件資產流轉而不流失，也能夠有效降低盲目采購的經費投入，符合企業自身發展的需要。
2．為何選擇手工統計清查法
軟件清查有手工統計、發放問卷、使用清查工具等多種方法，各種方法在結果準確性、工序復雜性、覆蓋普遍性等方面都存在差異。針對N公司終端計算機少、使用軟件不多的實際，采用了手工統計法。這種方法雖然程序相對復雜，需要大量人員保障，卻能夠得出最為精確的分析結果。因此，與N公司類似的生產加工型企業，不論員工多少，在使用計算機數量不多的情況下，選擇手工統計執行軟件資產清查是相對理想的選擇。
3．頒布《軟件資產管理規范》一個制度夠不夠
N公司雖(sui)人(ren)員眾多，但軟(ruan)(ruan)(ruan)件(jian)(jian)(jian)使(shi)用(yong)(yong)僅限(xian)于(yu)行政管(guan)(guan)理(li)、市場、研發等(deng)部(bu)門及(ji)部(bu)分車(che)間，也就意味著使(shi)用(yong)(yong)軟(ruan)(ruan)(ruan)件(jian)(jian)(jian)的(de)(de)人(ren)群相(xiang)對有(you)限(xian)、集(ji)中，且使(shi)用(yong)(yong)軟(ruan)(ruan)(ruan)件(jian)(jian)(jian)的(de)(de)習(xi)慣相(xiang)近(jin)。因(yin)此，在實施軟(ruan)(ruan)(ruan)件(jian)(jian)(jian)資(zi)(zi)產管(guan)(guan)理(li)初期，制訂包(bao)含(han)軟(ruan)(ruan)(ruan)件(jian)(jian)(jian)采(cai)購(gou)、分發、維(wei)護、使(shi)用(yong)(yong)及(ji)報廢(fei)與(yu)(yu)(yu)監督責任(ren)等(deng)剛性規則于(yu)一體的(de)(de)《軟(ruan)(ruan)(ruan)件(jian)(jian)(jian)資(zi)(zi)產管(guan)(guan)理(li)規范》即可(ke)(ke)滿(man)足實際工(gong)作(zuo)需要。待(dai)公司使(shi)用(yong)(yong)計算機的(de)(de)人(ren)群逐步(bu)擴大，使(shi)用(yong)(yong)軟(ruan)(ruan)(ruan)件(jian)(jian)(jian)習(xi)慣相(xiang)對復雜，軟(ruan)(ruan)(ruan)件(jian)(jian)(jian)購(gou)買需求總量大幅增加(jia)時(shi)，可(ke)(ke)再依情況(kuang)起(qi)草、陸續頒布《軟(ruan)(ruan)(ruan)件(jian)(jian)(jian)資(zi)(zi)產維(wei)護與(yu)(yu)(yu)保管(guan)(guan)細(xi)則》、《軟(ruan)(ruan)(ruan)件(jian)(jian)(jian)資(zi)(zi)產采(cai)購(gou)和資(zi)(zi)金審批管(guan)(guan)理(li)細(xi)則》、《員工(gong)使(shi)用(yong)(yong)軟(ruan)(ruan)(ruan)件(jian)(jian)(jian)產品管(guan)(guan)理(li)辦法(fa)(fa)》等(deng)配套(tao)文(wen)件(jian)(jian)(jian)，以(yi)這樣(yang)循(xun)序(xu)漸(jian)進的(de)(de)方法(fa)(fa)，保障制度的(de)(de)實踐性與(yu)(yu)(yu)可(ke)(ke)執行性。
